4 stappen om je mailbox efficiënt te organiseren

Zeg nu zelf, hoe goed voelt het om ‘s avonds thuis te komen en te weten dat alle taken die je vandaag wou doen, afgehandeld zijn? Je hoeft aan niks meer te denken en je begint de volgende ochtend met een schone lei.

Toch gooien kleine dingen vaak roet in het eten. Je inbox is er zo ééntje.

Tientallen mails beantwoorden na de werkuren, niemand zit er op te wachten. Ondertussen groeit de digitale stapel zienderogen en op den duur zie je er geen beginnen meer aan. Tja, morgen dan maar…

Tijd om een efficiënt systeem te hanteren waarmee je inbox elke avond leeg is zodat je op beide oren kan slapen…  Bij e-boost gaan we op de volgende manier te werk:

Stap 1: Mappen aanmaken in je e-mailclient

De basis van een georganiseerde mailbox is het identificeren van elke mail om ze meteen een plaats te kunnen geven en overzicht te creëren. De vraag is, wat doe je er nu mee?

Maar vooraleer je daarmee kan beginnen, heb je natuurlijk verschillende mappen nodig om ze te onderscheiden.

Dit hangt volledig af van je eigen prioriteiten, maar je kunt bijvoorbeeld een map maken voor:

• Mails die je zeker binnen de week moet beantwoorden: actiemap
• No-reply mails die je interessant vindt en wilt bewaren om later te lezen: leeslijst
• Mails die je moet opvolgen, maar die geen directe actie vergen.
• Reclame die je wilt bewaren

Bewaar alle mails die je hebt bekeken en afgehandeld in de archiefmap, zodat je zeker weet dat je er geen verdere aandacht meer aan moet spenderen.

Extra tip:

Het gaat om het bericht, niet de verzender! Sommige mensen klasseren mails naargelang een specifieke verzender, maar eigenlijk is dat helemaal niet nodig en zelfs contraproductief. Als je mails van specifieke personen terug wilt vinden, gebruik dan gewoon de zoekfunctie.

In een geordende mailbox heb je een goed overzicht van het relatieve belang van elke mail en de tijd die je verwacht eraan te spenderen. Als je afgaat op inhoud kan je eenvoudiger prioriteiten stellen en dus efficiënter te werk gaan.

Stap 2: Rommel of niet? Maak meteen het onderscheid

Bij het scannen van je inbox haal je de overbodige mails er meestal meteen uit. Negeer ze niet, maar verwijs ongewenste reclame en ander digitaal onkruid regelrecht naar de prullenmand.

Extra tip:

Doe jezelf een plezier en schrijf je uit op nieuwsbrieven waar je je jaren geleden voor hebt ingeschreven en die je toch al lang niet meer leest…

Sommige mails hoef je trouwens zelfs niet te openen om direct te kunnen verwijderen. Zoals automatische mails met herinneringen die gelinkt zijn aan je agenda. De titel alleen is genoeg, want ze dienen enkel maar om je te herinneren aan een agendapunt…

Stap 3: Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt om mails te beantwoorden

Nu blijven enkel de relevante mails over. Probeer in te schatten hoe lang het zal duren om elke mail te beantwoorden. Kan dat in minder dan 2 minuten? Doe het dan meteen! Is dat niet het geval, dan heb je 2 opties:

• De mail in een map steken met mails waarop je later, op een vast tijdstip, zal antwoorden. (zie volgende stap)
• Je mail doorgeven door aan een collega of werknemer die de taak op zich kan nemen, of de taak in je Project Management systeem plaatsen voor later.

Een chaotische inbox is vaak het gevolg van te veel mails op de lange baan te schuiven. Maak er dus een gewoonte van ze meteen een plaats te geven.

Stap 4: Werk met vaste tijdstippen!

Reserveer ten slotte elke dag een half uurtje of wat langer om dringende mails rustig te beantwoorden. En maak op het einde van de week dan een uurtje vrij voor resterende mails waarvoor je nog geen tijd hebt kunnen vrijmaken.

Je werk elke avond kunnen loslaten is niet gemakkelijk, zeker niet in een leidinggevende functie. Een geordende mailbox kan al veel doen om de druk wat te temperen, om rust te creëren, en om tijd te maken voor andere zaken.

Klaar om je mailbox te organiseren?

Laat geen enkele mail rondslingeren! Maak duidelijke afspraken met jezelf, geef mails meteen een plaats en beantwoord ze op een vast tijdstip zodat je inbox geen blok aan je been wordt doorheen de dag.

Als je meer wilt leren over hoe het meeste uit je dag te halen met een minimum aan stress, raden wij je aan om dit boek van productiviteitsgoeroe David Allen eens te bekijken!